Les spécificités de la location de voitures professionnelle

Le parcours client dans la location de voitures pro

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Durant des décennies, le mode de réservation dans la location de voitures pour les professionnels a été long et fastidieux. Depuis les années 80, la location de voitures pro est dépendante des GDS (Global Distribution System). Les GDS sont des outils, utilisés à la base pour le voyage aérien, qui centralisent les offres de tout le voyage d’affaires (hôtel, avion, train, location de voitures…). Grâce à leur position dominante, les GDS ont fait valoir cher l’intégration de la location de voitures. Résultats, seuls les loueurs leaders du marché ont pu se payer le ticket d’entrée. C’est pourquoi les loueurs du Big 5 (Enterprise, Avis, Europcar, Hertz et Sixt) trustent encore aujourd’hui l’offre qui émane des GDS.

Cependant, les réservations directes sur le GDS demandent une compétence technique particulière. L’interface n’autorise pas à une utilisation assez facile. Les réservations doivent être passées par un agent de voyage. Cette réalité à donner naissance à deux acteurs importants du voyage d’affaires : les SBT (Self Booking Tools) qui ont grandement facilité la réservation de la location de voitures, et les agences de voyages qui ont assuré les réservations et les services associés.

Pendant des années, la location de voitures pro a été dépendante de tous ces intermédiaires. Au milieu des années 2000, la pression des GDS sur les loueurs est devenue tellement forte que ces derniers ont voulu s’émanciper de leurs partenaires. Ils ont donc proposé à leurs clients la mise à disposition de "microsites" permettant au client de réserver facilement sans passer par d’autres intermédiaires. Ils ont pu ainsi mieux contrôler leurs coûts et renforcer la relation avec leurs clients.

Si les “grands loueurs” ont eu la quasi exclusivité de la location de voitures sur le segment voyage d’affaires, on notera que la clientèle pro ne se limite pas au business travel. En effet, la clientèle pro représentée par les artisans, les commerçants, les services de livraisons, est, elle, captée par des loueurs plus anonymes. Ils répondent en réalité à une demande de véhicules utilitaires pour le transport de marchandises. Cette demande autorise une réservation de véhicules beaucoup plus simple puisqu’elle ne dépend pas des spécificités du GDS.

Aujourd’hui, Carbookr cherche à faciliter la location de voitures en centralisant sur une même plateforme l’ensemble des parties prenantes dans la location de voitures et en simplifiant le parcours client dans la réservation de véhicules.

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Les tarifs négociés

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Dans la location de voitures, les prix fluctuent selon l’offre disponible, le volume de la demande et la saisonnalité. Cette technique appelée “Yield Management” permet de bénéficier de prix différents durant toute l’année suivant la période de réservation de la voiture.
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Dans la location de voitures pour les professionnels, le tarif est fixé différemment.
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Les grandes entreprises, PME et ETI bénéficient la plupart du temps, avec leur loueur, de tarifs fixes. Ils obtiennent donc un tarif similaire, toute l’année, pour différents types de véhicules (tourisme et utilitaires) mais aussi différentes catégories (A, B, C…). Ce tarif fixe permet à l'entreprise d’anticiper le coût de ses déplacements. Seulement, cela crée aussi des frustrations chez le client: il paie sa location parfois plus cher que les prix publics, notamment dans les périodes où la demande est faible.

De plus, il existe de nombreux suppléments payés par le client professionnel que les particuliers ne paient pas : taxe de haute saison, taxe aéroport, taxe locale liée à l’emplacement de l’agence, frais d’immatriculation... Si ces taxes sont directement incorporées dans le prix public, elles viennent augmenter le tarif négocié entre le loueur et l’entreprise. Ces surcoûts représentent jusqu’à 60% du coût total de la location.

Détail d'une facture d'un loueur (Big 5) pour une location de 3 jours en France, catégorie C, Q1 2022.

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Les modes de paiements dans la location de voitures pro

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Dans la location de voitures pour les particuliers, le paiement par carte bancaire (carte de crédit ou carte à débit différé) est la règle pour que la réservation soit passée sans problème. Pour les clients pros, d’autres modes de paiement sont utilisés.

En Europe, le compte centralisé est le mode de paiement le plus courant dans la location de voitures pro. C’est d’ailleurs une exception puisque sur les autres marchés (États-Unis et Asie), le paiement par carte bancaire prédomine aussi chez les professionnels. Le compte centralisé permet des paiements plein crédit pour le client : il ne laisse pas d’empreinte bancaire en agence lors de la réception du véhicule, son entreprise se porte caution, et prendra en charge tous les frais autour de la location (coût de la réservation, options souscrites, frais de dépassement…).

Le client peut aussi procéder à un paiement en valeur limitée : il doit cependant laisser son empreinte bancaire (à son nom) à l’agence et les suppléments, hors prix de la réservation, lui seront directement facturés.

On note aussi l'existence de cartes logées. Une carte de logée (logée à l’agence) permet à l’entreprise de ne plus faire l’avance de la caution à l’agence. Elle permet aussi d'avoir de la visibilité sur l’historique des réservations. Cela permet de consolider les données de location et de les digitaliser. C’est une demande forte des Travels Managers et des acheteurs.

Enfin le virement bancaire et les prélèvements automatiques sont aussi utilisés dans la location de voitures pour les professionnels.

Reporting et analytics.

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Les entreprises désireuses de maîtriser au mieux leur politique voyages demandent régulièrement la génération de reporting sur leurs déplacements dans le cadre de l’EDI (Échange de Données Informatisées). Dans la location de voitures comme sur les autres moyens de transport (aérien, train…), deux éléments sont importants.
D’abord le prix, pour estimer au mieux le coût de la location de voitures dans le budget "voyages" de l’entreprise. Un reporting complet et précis permet d’ajuster au mieux les dépenses et de générer des économies sur le déplacement des collaborateurs.
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Ensuite, l’empreinte Co2 est le deuxième élément important à prendre en compte. Soumises aux différentes législations, les entreprises se doivent de contrôler leurs rejets de Co2 dans le cadre de leur activité. Les déplacements professionnels doivent parfois se faire par des moyens de mobilités alternatifs pour respecter les engagements prix en termes de RSE (véhicules hybrides, électriques…).
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D’autres éléments sont pris en compte dans les reportings adressés au client : distance parcourue, types de véhicules utilisés, fréquence de location…
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Pour toutes ces raisons, la location de voitures pro se distingue fortement de la location de voitures "classique". Les enjeux sur les sujets de paiements, de coûts et de RSE obligent les distributeurs à étoffer leurs offres et augmenter leur niveau de services. Si ces enjeux sont au cœur des préoccupations, un rapprochement entre location de voitures perso et pro semble inexorable pour fluidifier ce marché.

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