Empreinte bancaire et caution : comment éviter les mauvaises surprises lors de votre location de voiture ? 

La location d’un véhicule pour un déplacement professionnel peut sembler anodine, mais cache souvent des imprévus bien connus des entreprises : caution bloquée, plafond de carte explosé, remboursement tardif… De quoi transformer un simple déplacement en source de stress pour vos équipes.

Quels sont les pièges habituels ? Comment les contourner ? On fait le point.

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1 - Voyage d’affaires : les principaux problèmes rencontrés

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Lors d’une location de voiture, les professionnels sont souvent confrontés aux mêmes écueils :

• Un plafond de carte bancaire bloqué : la caution peut représenter plusieurs centaines, voire milliers d’euros immobilisés ! Une vraie contrariété, surtout en déplacement !
• La confusion entre carte de crédit et carte de débit : certains loueurs n’acceptent que des cartes de crédit (et pas les carte de “débit”), laissant les voyageurs démunis au comptoir.
• Un remboursement tardif de la caution : le délai de retour des fonds sur le compte est souvent plus long qu’annoncé. Cela peut générer des soucis dans la gestion de trésorerie, surtout quand les collaborateurs utilisent leur carte personnelle.
• Un casse-tête administratif : la gestion fastidieuse des avances de trésorerie, les notes de frais à rallonge, litiges fréquents… Autant de tâches chronophages pour les équipes administratives et comptables.

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2 - Location de voiture : comment éviter ces mauvaises surprises ?

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Pas de panique ! Voici les bonnes pratiques à adopter pour limiter ces désagréments :

• Anticipez la réservation :Avant votre location de voiture, assurez-vous que votre carte bancaire est acceptée, renseignez-vous sur le montant de la caution et les conditions… Vous pouvez vérifier tout ça directement auprès du loueur pour éviter toute mauvaise surprise !
• Lisez attentivement les conditions générales des loueurs : renseignez-vous sur les délais de remboursement, frais annexes, assurances…
• Soyez prévoyants en interne : vous pouvez par exemple mettre en place des cartes corporate avec des plafonds adaptés à votre situation et formaliser un processus clair pour vos collaborateurs.

Malheureusement, l’anticipation ne suffit pas toujours ! Il existe d’autres leviers concrets pour simplifier vos locations…

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3 - Vers des alternatives pour simplifier la gestion

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Bonne nouvelle : des solutions existent pour éviter ces tracas !

• La location sans empreinte bancaire

Certaines plateformes spécialisées permettent aujourd’hui de louer sans avoir à bloquer une caution sur la carte du collaborateur. L’empreinte bancaire est simplement supprimée du processus grâce à des accords spécifiques avec les loueurs.

• La centralisation des offres via une plateforme comme Carbookr

Carbookr propose aux entreprises une solution clé en main pour simplifier la gestion des déplacements professionnels :

→ Un large choix de loueurs et d’options pour éviter l’empreinte bancaire lorsque c’est possible.
→ Une facturation centralisée : plus de frais imprévus ou d’avances de trésorerie à gérer en interne.
→ Une gestion simplifiée pour les collaborateurs : pas de stress à l’arrivée, pas de plafond bloqué inutilement, pas de paperasse supplémentaire au retour.

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Conclusion

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Mieux s’informer, anticiper et s’appuyer sur des solutions adaptées vous permet d’éviter bien des mauvaises surprises. Pour les entreprises comme pour les collaborateurs, réduire ces irritants offre un double bénéfice : gagner en sérénité et mieux maîtriser les coûts lors des déplacements professionnels !

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